Zeit schaffen

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7 Timehacks für dich und dein Team

Timehack No.1: Der „Get your shit done“ – Timeblocker.

Vor ein paar Monaten hatten wir wegen den unzähligen Meetings in unseren Kalendern keine Zeit mehr gefunden all die Dinge abzuarbeiten, die sich von Meeting zu Meeting ansammeln. Tanja hatte dann die glorreiche Idee, doch einfach einen Terminblock jeden Dienstag von 9 – 17 Uhr einzustellen, an dem man all diese Dinge einfach erledigen kann. So ist der „Get your shit done“ Terminblocker entstanden. Genial, einfach und unglaublich effizient. Seit dem bleibt dieser Tag frei von anderen Terminen und für uns, um all den „shit“ abzuarbeiten.

Timehack No.2: 50 Minuten Meetings.

Kennst du das Problem, dass 1h – Meetings immer 10 Minuten länger gehen und man dann gestresst und unvorbereitet 15 Minuten zu spät im nächsten Meeting aufkreuzt? Nicht, wenn du 50 Minuten Meeting-Dauer als die neue Norm in deinem Team einführst. So bleibt ihr fokussiert und gönnt euch ein paar Minuten Puffer, ein paar Minuten Pause und Zeit das nächste Meeting vorzubereiten.

Timehack No.3: Themen-Parkplatz.

So schnell verheddert man sich in eigentlich gar nicht so relevanten Diskussionen. Da hilft der Themen- Parkplatz. Hier könnt ihr alle Diskussionsthemen parken, die innerhalb eines Meetings aufkommen, aber eigentlich nicht auf der Agenda standen. Wenn am Ende noch Zeit ist, können wichtige Themen besprochen werden, neue Meetings mit den relevanten Personen vereinbart werden oder vielleicht sind manche Themen doch auch gar nicht so wichtig.

Timehack No.4: Mini-Meetings

Gewöhnt euch an, die Teilnehmer eines Meetings vor dem Versand immer nochmal zu hinterfragen: „Wer muss bei diesem Meeting eigentlich wirklich dabei sein?“

In kleineren Gruppen gehen die Meetings schneller und vor allem werden so deine Kollegen entlastet, die in der Zeit andere Dinge erledigen können und eine Mail weniger im Postfach haben. Als Führungskraft geben wir dir den Tipp deinem Team zu kommunizieren, dass du nicht bei jedem Meeting dabei sein möchtest und daher nicht auf die Mailliste musst. Damit kannst du Vertrauen zeigen und dir selbst Freiräume schaffen.

Timehack No.5: Delegation Poker

Delegieren ist nicht gleich delegieren. Oft bekommen Mitarbeiter eine Aufgabe und der Grad der Delegation bleibt aber unklar. Um Mitarbeiter zu empowern hilft es neben der Aufgabe auch ein angemessenes Maß an Verantwortung zu delegieren und darüber zu kommunizieren. Mitarbeiter müssen und wollen nicht in allem mitreden, in anderem aber schon.

Delegation Poker hilft Erwartungen zu klären. Nehmt euch Spielkarten von 1 -7 zur Hand. Jeder wählt eine Karte aus, die den gewünschten Grad der Delegation symbolisiert. Die Kartenbedeutungen sind z.B. 1: der Chef entscheidet, 5: der Chef wird um Rat gefragt oder 7: der*die Mitarbeiter*in darf komplett entscheiden und muss auch nichts mehr abstimmen. Diese Methode hilft zu erkennen, was sich die Mitarbeiter zutrauen und wünschen. Als Chef kannst du aktiv die Entscheidung treffen mehr Verantwortung abzugeben. Und vor allem: Delegation Poker hilft über den Grad der Delegation zu kommunizieren, was in vielen Teams immer wieder vom Tisch fällt.

Timehack No.6: Abgeben

Timehack No.7: Die Eisenhower-Matrix

Ordne deine TO DOs visuell in diesen Klastern an. Wie wichtig ist die Aufgabe? Und wie dringend?

• Die Aufgaben, die sehr wichtig und dringend sind, die solltest du direkt und persönlich erledigen. Achte hierbei darauf, dich als Führungskraft zu fragen, ab welchem Grad der Wichtigkeit tatsächlich du die Aufgabe übernehmen solltest. Ist es wichtig, dass ich diese Aufgabe mache?
• Vieles kannst du auch delegieren. Bei dir sollte das Feld „Delegieren“ deutlich größer sein, als das „selbst tun“. Auch deine Mitarbeiter dürfen wichtige Aufgaben übernehmen, da du ihnen darin vertraust.
• Unwichtige Aufgaben ohne Deadline kannst du komplett streichen. Die sollten auch deinen Mitarbeitern keine Zeit stehlen.
• Wichtiges, das keine Deadline hat, fällt leider oft vom Tisch. Das sind allerdings häufig wichtige Themen, wie z.B. die Führungskultur im Unternehmen anzugehen. Oft sind es gerade diese Dinge, die für den langfristigen Erfolg super wichtig sind. Blocke hierfür direkt einen Termin in deinem Kalender.

Lass uns in den Kommentaren gerne wissen, was dir geholfen hat, mehr Zeit zu schaffen.

…und vielleicht können wir dir noch weiter helfen? Wir bei TGiM unterstützen Führungskräfte dabei, so zu führen, dass sie sich auf das eigentliche Business konzentrieren können und Mitarbeiter motiviert bei der Sache bleiben. Dann haben wir da was für dich!
Melde dich gerne, wenn du dazu Fragen hast.

Liebe Grüße von deinem tgim-Team

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